Vanaf september dit jaar stopt Microsoft met de ondersteuning van Basic authentication (ook wel SMTP AUTH genoemd). Dat is de manier waarop de meeste apparaten, zoals scanners, printers en veel oudere software mailen. Ze loggen in met een eigen naam en wachtwoord.

Het proces om over te stappen op een veiligere manier van inloggen wordt Open Authenticatie (of OAuth 2.0) genoemd, is al gestart in 2019 en de deadline is al enkele malen uitgesteld. Deze methode maakt geen gebruik meer van een gebruikersnamen en wachtwoorden. Daarvoor in de plaats wordt het apparaat of applicatie geregistreerd in Office365, en krijgt het een "token", die met regelmaat wijzigt.

Microsoft stelt nu dat Basic Authenticatie definitief wordt uitgeschakeld in September 2025 (Officieel bericht van Microsoft):

You will not be able to do this because Basic auth will be permanently disabled. Don’t waste your time engaging Support, as they cannot re-enable Basic auth for you.



Wat te doen?

We kunnen dit niet helemaal voor u regelen. Het zal veelal gaan om multi functionals (printers), die wij niet geleverd hebben. Daarom vragen wij u vriendelijk tijdig:

1. Inventariseer welke apparaten en programma's (anders dan Outlook) kunnen mailen. Wij kunnen helpen, maar zien dit als een mede verantwoordelijkheid van de leveranciers van die apparaten en applicaties.
2. Neem contact op met de leverancier en vraag in hoeverre hun printer, scanner of applicatie nog gebruik maakt van Basic Authenticatie. Kan dit omgezet kan worden naar OAuth 2.0?
   Deze deadline moet ook bij hen bekend zijn, maar natuurlijk mogen zij ook contact met ons opnemen als ze vragen hebben.
3. Indien het niet omgezet kan worden, moet er wellicht een update of vervanging komen. 

Denk ook aan Exact Globe, Inventive, Bemet, MKG, de Matrix kast, reactie-formulier op de website, etc. Alles wat een mail kan sturen namens uw domein.

Alternatieven

In principe stopt alleen de mail-functie. Als je ook kunt scannen naar een netwerkmap, of kunt scannen met een applicatie op je pc, blijft dat gewoon werken. Als dat voldoende is, is het ook goed.

Als het niet anders kan, zou een scanner ook kunnen mailen met een ander email adres, dan dat van Offic365. Bijvoorbeeld met [email protected].  Dat is niet fraai, maar als zo'n scanner toch niet naar klanten mailt, is wat ons betreft een acceptabele oplossing. Hiervoor zou dan wel ergens anders een mailbox aangevraagd moeten worden. En het is waarschijnlijk een kwestie van tijd, tot andere providers ook gaan stoppen met Basic Authenticatie.

Opmerking

• Microsoft biedt een klein aantal workarounds, waarbij je helemaal geen beveiliging meer nodig hebt om mail te sturen, bijvoorbeeld een SMTP Connector. Dit ondersteunen wij liever niet. Als een leverancier zo'n work-around voorstelt zullen we dat afraden. 
• Door ons ontwikkelde software kunnen we updaten. Hiervoor nemen we contact met u op. Voor onze interne software hebben we dat al gedaan.
• Emails van backups, routers en servers verzorgen wij ook.

Wij zullen zelf ook actief inventariseren wat er bij onze klanten in gebruik is, maar in een ideale wereld is netwerkbeheer een samenwerking tussen leveranciers, beheerders en klanten, en het zou mooi zijn als degene die het ooit verkocht heeft, nu ook zorgt dat het blijft werken. Als er geen support mogelijk is, willen wij op nacalculatie proberen of we iets kunnen betekenen.