Facturen exporteren (bijv. naar Exact Online)

Het is mogelijk om facturen te exporteren in CSV formaat. Op deze manier kun je facturen bijvoorbeeld exporteren uit Tickney en dan importeren in Exact Online. Gebruik hiervoor de knop Exporteer naar CSV op de Facturen pagina (https://app.tickney.com/Invoices)

Tip: CSV is een universele indeling en werkt waarschijnlijk met de meeste boekhoudprogramma's. Als voorbeeld tonen we hier echter alleen Exact Online.

Voorbereiding

Een aantal zaken dienen ingeregeld te zijn voordat je facturen kunt importeren:

• Voer de financiële gegevens van Exact in bij Instellingen > Exact (zie https://app.tickney.com/AppCustomers/Edit)
  Zie ook: BTW codes in Exact Online onder op deze pagina.
• Vul bij de klant in Tickney (zie https://app.tickney.com/Organizations) een Debiteurnummer in. Dit moet overeenkomen met het debiteurnummer in Exact.

Het is mogelijk om een andere Grootboekrekening te specificeren per artikel, per project of per klant. Vul je niets in dat wordt het nummer bepaald in deze volgorde: 

1. Grootboekrekening opgegeven bij het artikel
2. Grootboekrekening opgegeven bij het project
3. Grootboekrekening opgegeven bij de klant
4. Grootboekrekening opgegeven in Instellingen

Werkwijze Exact Online

Een werkwijze voor het exporteren van facturen naar Exact Online kan zijn:

In Tickney:

1. Selecteer via de filter boven de Datum kolom welke facturen je wilt exporteren (sinds wanneer).
2. Stel het aantal Items dat getoond wordt op een pagina voldoende groot in zodat je alle facturen op één pagina ziet.
3. Klik op het selectievakje boven in de menubalk om alle facturen te selecteren.
4. Klik op de knop Exporteer naar CSV om de factuurgegevens te exporteren.
5. Klik op de knop Download om de PDF's te exporteren.

In Exact Online:

1. Klik op de administratienaam linksboven.
2. Klik op Import/Export
3. Klik op Methode > CSV/Excel
4. Klik op Import bij de regel Verkoopboekingen
   
5. Kies voor Komma-gescheiden waarden
   Je dient eenmalig vast te leggen hoe het CSV-bestand ingedeeld is. Raadpleeg hiervoor de help van Exact Online - of bekijk onderstaande voorbeeld. Als dat gedaan is kun je dat opslaan onder bijvoorbeeld de naam "Tickney". Voortaan kun je die instellingen dan gebruik via het menu Mijn Importdefinities.
6. Open de financiële boekingen en sleep de gedownloade PDF's in de boeking.

Tip: Je kunt factuurnummers in Tickney en Boekstuknummers in Exact gelijk houden door aan het begin van het jaar te starten met hetzelfde nummer. De factuur downloads en exports zijn altijd in dezelfde volgorde zodat beide nummeringen in de pas blijven lopen.

Import-instellingen voor Exact Online

Zie boven. Vanaf het import-schrem, kies een CSV-bestand dat je gedownload hebt vanuit Tickney.

Zie boven. Omdat elke boeking te herkennen is een een factuurnummer kiezen we voor Ja.

Zie boven: Omdat elke nieuwe boeking te herkennen is aan een veranderende factuurnummer kiezen we voor Aan een veranderende waarde.

Zie boven:  We kiezen voor de 1e kolom omdat hier het veranderde invoice nummer staat.

Zie boven. We linken nu de exact velden met onze header kolommen.

Zie boven. Op het volgende scherm kunnen we de format van de header waardes aangeven.

Zie boven. Selecteer het doelveld in de eerste kolom. Als voorbeeld worden de eerste vijf regels uit uw bestand getoond. We linken hier de exact velden met onze regel kolommen.

Zie boven. Op het volgende scherm kunnen we de format van de regel velden aangeven. Selecteer het formaat van de numerieke en datumvelden. Als u deze niet gebruikt in uw import, kunt u direct doorgaan naar de volgende pagina.

Zie boven. In dit scherm kunnen we het dagboek, boekjaar en periode kiezen. Omdat dit al in het export bestand staat, laten we de waardes leeg.

Zie boven. De exact import wizard toont een dat er regels niet verwerkt kunnen worden. De onderste 3 regels zijn voorbeelden van debiteuren die niet aangemaakt zijn in Exact. Zorg dat je die eerst aanmaakt.

De eerste regel kan niet verwerkt worden omdat het een header is. Zorg dat beide vinkjes actief zijn en druk op volgende.

Zie boven. Bovenaan aan scherm zien we het resultaat van de import.

Zie boven. Sla de importdefinitie op zodat je bij de volgende import de stappen niet opnieuw hoeft te doorlopen.

BTW codes in Exact Online